Optimierung des Patientenmanagements mit Terminplanern
Ein intelligenter Terminplaner in der Arztpraxis ermöglicht nicht nur eine effiziente Ressourcenverwaltung und Zeitersparnis, sondern auch eine bessere Patientenkoordination und -betreuung.
Bitkom-Studie: 70% der Befragten wollen Online-Terminbuchung als Standard
Die Nutzung von Online-Terminvereinbarungen nimmt in Deutschland kontinuierlich zu. Laut einer Umfrage des Digitalverbands Bitkom haben bereits 27% der Deutschen Arzttermine über Plattformen gebucht, ein Anstieg von 6 Prozentpunkten im Vergleich zum Vorjahr. 22% der Befragten buchten Termine direkt über die Websites der Arztpraxen. Insgesamt haben 36% der Befragten bereits die Möglichkeit der Online-Terminbuchung genutzt, eine Steigerung gegenüber 33% im Jahr 2022 und 26% im Jahr 2019.
Die Erwartungshaltung an Praxen, digitale Services anzubieten, ist zudem groß: 70% derjenigen, die offen für Online-Buchungssysteme sind, meinen, dass alle medizinischen Einrichtungen eine solche Option anbieten sollten. Zudem wählen bereits 24% der Patientenauswahl die medizinischen Praxen gezielt nach dem Angebot von Online-Terminvereinbarungen aus.1
Angesichts dieser Trends wird deutlich, dass die Bereitstellung von Online-Terminvergabesystemen für Praxen nicht mehr nur eine Option, sondern zunehmend eine Notwendigkeit darstellt, um den Patientenbedürfnissen nachzukommen und wettbewerbsfähig zu bleiben.
Digitales Patientenmanagement entlastet die MFAs
Die Online-Terminvergabe reduziert die Menge der eingehenden Telefonanrufe und E-Mails. Termine können von den Patienten selbstständig eingesehen und gebucht werden, was den Kommunikationsaufwand für das Praxispersonal deutlich verringert. Dies führt zu einer spürbaren Entlastung und ermöglicht den MFAs, ihre Zeit effektiver für Aufgaben mit höherer Priorität zu nutzen.
Zudem sind Features wie automatisierte Erinnerungen an bevorstehende Termine sowie intuitiv handhabbare Stornierungs- und Verschiebungsprozesse Teil der Funktionsweise moderner Terminplaner. Diese Funktionen tragen dazu bei, dass die Anzahl der nicht wahrgenommenen Termine, sogenannte No-Shows, deutlich verringert wird. Dadurch werden wertvolle Ressourcen geschont und die Praxisabläufe optimiert.
Bei einer Stornierung oder Terminverschiebung sind die frei gewordenen Zeitfenster sofort im Online-Terminplaner sichtbar und für andere Patienten buchbar. Dies maximiert die Auslastung der Praxis und minimiert Leerlaufzeiten. Ein weiterer Vorteil ist, dass auch außerhalb der regulären Arbeitszeiten Termine gebucht werden können, was die Terminverfügbarkeit erhöht und den Patientenservice verbessert.
Digitales Wartezimmer als Feature des Online-Terminkalenders
Das digitale oder auch virtuelle Wartezimmer ermöglicht eine transparente Übersicht der Patienten – von wartenden Patienten bis hin zu denen, die sich aktuell in Behandlung befinden. Dieses System kann Workflows innerhalb der Praxis signifikant schlanker machen und somit auch unter Personalengpässen für einen reibungslosen Praxisbetrieb sorgen. Zudem bietet es die Möglichkeit, Patientendaten nicht nur zu verwalten, sondern auch fortlaufend zu aktualisieren und um relevante Informationen zu ergänzen. Dies garantiert, dass Praxispersonal und Ärzte zu jedem Zeitpunkt auf dem neuesten Stand über den Gesundheitsstatus der Patienten sind. Dadurch wird eine patientenorientierte und flexible Versorgung ermöglicht, die schnell auf spezifische Bedürfnisse, wie zum Beispiel besondere medizinische Anforderungen, reagieren kann. Für Patienten bietet das digitale Warten ein Höchstmaß an Freiheit und Zeitersparnis. Sie können ihre Wartezeit effektiv nutzen und erscheinen pünktlich zum Terminbeginn wieder in der Arztpraxis.
Kategorisieren und Kontingentieren von Terminen
Die Strukturierung und Kontingentierung von Terminen in einer Arztpraxis sind weit mehr als die bloße Allokation von Zeitfenstern für Patientenbesuche. Es handelt sich vielmehr um ein ausgeklügeltes Steuerungselement, das Einfluss auf mehrere Ebenen der Praxisführung nimmt. Eine wohlüberlegte Kategorisierung der Termine trägt maßgeblich zu einer optimierten Praxiseffizienz bei und unterstützt damit die Wirtschaftlichkeit sowie eine präzise Ressourcenverwaltung. Darüber hinaus erleichtert sie die Abrechnungsprozesse durch klare Strukturierung der Dienstleistungen.
Im Rahmen des Terminmanagementsystems lassen sich Terminkategorien einfach anlegen, um jeder Behandlungsanforderung gerecht zu werden und die entsprechenden Kapazitäten gezielt einzuplanen. Dies ermöglicht eine maßgeschneiderte Organisation des Praxisalltags:
- Routineuntersuchungen sind meist standardisierte, kurze Termine und passen perfekt in einen straff organisierten Tagesablauf.
- Ausführliche Beratungsgespräche erfordern mehr Zeit und Aufmerksamkeit, da sie den Grundstein für alle weiteren Schritte der Patientenbehandlung legen.
- Bei detaillierten Untersuchungen und Eingriffen ist es erforderlich, längere Zeitblöcke inklusive der benötigten Vor- und Nachbereitung sowie entsprechender Ressourcen vorzusehen.
- Die Einplanung von Notfallterminen erfordert tägliche Zeitkontingente, die flexibel auf Notfälle reagieren können, ohne den normalen Ablauf der Arztpraxis zu beeinträchtigen.
- Nachsorge- und Kontrolltermine sind in der Regel kurz, aber von zentraler Bedeutung, um den Behandlungserfolg zu überwachen und zu beurteilen.
Durch die effektive Kategorisierung und Kontingentierung von Terminen kann eine Praxis die Qualität der Patientenbetreuung und die Effizienz der Praxis signifikant steigern.
