Digitale Tools zur Entlastung von MFA
Administrative Tätigkeiten im Gesundheitswesen haben in den vergangenen Jahren stetig zugenommen. Wie können MFA mithilfe digitaler Tools entlastet werden?
Entlastung durch Automatisierung der Arbeitsabläufe
MFA sorgen dafür, dass unzählige Abläufe in einer Praxis möglichst reibungslos funktionieren. Dazu gehören zum Beispiel das Entgegennehmen von Anrufen, die Patientenannahme und -betreuung oder die Bearbeitung von Dokumenten, wie Anamnesebögen und Datenschutzerklärungen. Die Entwicklungen der letzten Jahre haben dazu geführt, dass die administrativen Tätigkeiten in einer Praxis immer umfangreicher werden. Auch volle Wartezimmer und klingelnde Telefone sorgen regelmäßig für einen stressigen Arbeitsalltag. Das hat zur Folge, dass wenig Zeit für medizinische Aufgaben bleibt. Eine einfache Möglichkeit, den Arbeitsalltag von MFA zu entlasten, ist die Automatisierung von Routineaufgaben und die Übergabe dieser Aufgaben an digitale Helfer.
Intelligente Kalender für die Aufgaben an der Anmeldung
Digitale Lösungen helfen dabei, Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten. Besonders deutlich wird dies bei der Terminvergabe. Hier können viele Ressourcen eingespart werden, indem Aufgaben rund um die Terminvereinbarung auf die Patientinnen und Patienten übertragen werden. Möglich ist dies über eine Online-Terminvergabe. So können Patientinnen und Patienten ihre Termine online vereinbaren und bei Bedarf auch selbstständig verschieben oder absagen.
Intelligente Kalender sind sogar in der Lage, die wirtschaftlichen und persönlichen Ziele einer Praxis zu berücksichtigen. Wird die Online-Terminierung durch solch ein Tool gesteuert, können die Zeit- und Terminkontingente einer Praxis optimal genutzt werden.
Dokumente für Patientenannahme digital versenden
Neben der Terminvergabe gehört die Patientenannahme zu den zeitintensivsten Aufgaben der MFA. Häufig ist der Vorgang mit der Bearbeitung von Dokumenten verbunden, darunter ein Anamnesebogen und die Datenschutzerklärung, welche von den Patientinnen und Patienten ausgefüllt und unterzeichnet werden müssen. Mithilfe von intelligenten Terminkalendern können im Anschluss an die Online-Terminbuchung gemeinsam mit der Terminbestätigung alle notwendigen Dokumente an die Patientinnen und Patienten versendet werden. So haben die Patientinnen und Patienten die Möglichkeit, sie bis zum Termin elektronisch an die Praxis zu senden oder ausgefüllt zum Termin mitzubringen. Dies spart Zeit bei der Bearbeitung vor Ort.
Weniger Nachfragen dank digitalem Wartezimmer
Ein der mühevollsten Situationen an der Anmeldung ist das regelmäßige Nachfragen der Patientinnen und Patienten, wann sie endlich an der Reihe sind. Um diesen Prozess zu vereinfachen, kann eine digitale Anmeldung über das Smartphone angeboten werden. Patientinnen und Patienten werden dann in ein virtuelles Wartezimmer weitergeleitet. Informationen zu ihrem Termin, wie zum Beispiel die Wartezeit bis zum Behandlungsbeginn, erhalten sie direkt auf ihr Handy. So können Patientinnen und Patienten die Wartezeit auch außerhalb der Praxis effektiv nutzen und Nachfragen zum Termin entfallen.
Digitales Personalmanagement für eine bessere Kommunikation im Team
Auch die Teamkoordination kann durch digitale Tools vereinfacht werden. Ein Beispiel ist die Urlaubs- und Abwesenheitsplanung über einen gemeinsamen Kalender. So haben MFA immer einen guten Überblick über die Teamplanung. Auch der Einkauf lässt sich mit digitalen Tools effizient dokumentieren. Auf diese Weise können Informationen schnell und gezielt gefunden und weiterverarbeitet werden.
Digitale Tools in der Arztpraxis: Immer mehr Einsatzmöglichkeiten
Das Angebot an digitalen Lösungen wächst und damit auch die Einsatzmöglichkeiten. MFA sollten sich daher regelmäßig über Neuerungen informieren und abwägen, welche Lösungen zur eigenen Praxis passen. Bei der Auswahl sollte darauf geachtet werden, dass die Software gut mit dem vorhandenen Praxisverwaltungssystem (PVS) kommunizieren kann. Ansonsten kann es passieren, dass Arbeitsabläufe durch Medienbrüche eher erschwert als vereinfacht werden.
Im besten Fall vereint die Software alle genannten Funktionen in einem Produkt und wurde von MFA sowie Ärztinnen und Ärzten selbst entwickelt. So können Nutzerinnen und Nutzer sichergehen, dass die Software tägliche Prozesse nicht nur digitalisiert, sondern auch vereinfacht. Auf diese Weise werden MFA entlastet und es werden mehr Ressourcen für die medizinische Behandlung zur Verfügung stehen.
